Klassische Methoden im Prüfungsalltag sind zeit- und kostenintensiv und ermöglichen nur eine detaillierte Sicht auf Prozesse statt einer umfassenden Globalbetrachtung. Dies ist vor dem Hintergrund einer Weiterentwicklung der Internen Revision jedoch nicht zielführend.
Um die Effizienz und Regelkonformität von Prozessen zu überprüfen, bietet sich der Einsatz einer innovativen Technologie an, die auf ähnliche mathematische Technologien zurückgreift wie das schon bekannte Data Mining.
Process Mining legt den Fokus auf die Prozesse und deren Performance sowie auf die Regelkonformität gemäß Revisionssicht. Verarbeitet werden dafür die Logfiles der entsprechenden Systeme, die detaillierte Informationen über die Prozesse beinhalten.
Nach Auswertung der Daten ermöglicht Process Mining eine Analyse der vollständigen Prozesse auf Basis von realen Daten und kann den echten Geschäftsablauf darstellen. Eine Modellierung ist damit quasi auf „Echtprozessbasis“ möglich.
Abweichungen im Prozessablauf wie z.B. Vorgänge, die an installierten Kontrollen vorbeigeleitet wurden (Außerkraftsetzen der Funktionstrennung) sowie Vorgänge, die mehrmals Schleifen durchlaufen (unwirtschaftliche Aktionen), können mittels einer prägnanten grafischen Darstellung sehr eindrücklich vermittelt werden.
Process Mining beschränkt sich auf die Darstellung der tatsächlichen Ist-Situation. Eine Ursachenanalyse für eventuelle Schwierigkeiten im Prozessablauf muss von den Verantwortlichen selbst eruiert werden. Durch die schnelle und präzise Analyse liefert das Tool jedoch eine wichtige Voraussetzung für die Entdeckung möglicher Probleme und Prozessrisiken. Damit wird ein schnelles und präzises Eingreifen an der richtigen Stelle im Prozess ermöglicht.
Ein entscheidendes Argument für die Anwendung dieser neuartigen und leistungsfähigen Technologie ist die Ergebnisgenauigkeit von 100 Prozent bei einer Kosten- und Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent.
Wurden die Daten eines Logfiles einmal richtig aufbereitet und eine Analyse durchgeführt, so ist die Wiederholung mit aktuellen Daten jederzeit mit relativ wenig Aufwand realisierbar. Besonders wichtige Prozesse können dabei in einem Prozessportal oder -cockpit laufend analysiert und überwacht werden.
Hierzu werden die Daten in definierten Zeitabständen vollautomatisch aus den relevanten Systemen überspielt, analysiert und die Ergebnisse im gewünschten Format präsentiert. Ein solches Prozessportal oder -cockpit auf Basis von Process Mining ist daher die ideale Grundlage für einen kontinuierlichen Revisions- und Verbesserungsprozess im Unternehmen.
Durch die hohe technische Flexibilität ist Process Mining für die Analyse beliebiger Prozesse geeignet und an keine Sparte gebunden.
Wir bieten Ihnen Erfahrungen in der Optimierung unterschiedlichster Prozesse. Dabei greifen wir auf unser Know-How aus Audits bei IT-Dienstleistern von Banken und öffentlichen Unternehmen zurück.
Eine Implementierung der neuartigen Process Mining Technologie durch unsere Experten ist von Kunden durchweg begeistert aufgenommen worden.
Unsere Beratung orientiert sich am »Reifegrad« und Umsetzungsstand der Prozessorientierung und des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen – nicht an scheinbaren Patentlösungen. Wir geben Ihnen praktische, für Sie umsetzbare Empfehlungen zur Professionalisierung der Prozessorientierung. Dabei konzentrieren wir uns auf „Essentials“ wie Kundenfokussierung, redundanzfreie Abläufe, Teamarbeit in der Prozesskette, eine an den Prozessen ausgerichtete Organisationsstruktur und – last but not least – ausreichend Zeit für Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern.